Los roles salen del organigrama de SIAC: nadie los asigna a mano en Odoo.

• Usuario (todos): consulta documentos vigentes, confirma sus lecturas y acepta las políticas.
• Dueño de proceso (gerencias y líderes): elabora versiones nuevas y revisa las de su proceso.
• Coordinador del sistema (Calidad): administra el listado maestro y publica las versiones aprobadas.
• Dirección (Gerencia General y Administrativa): aprueba documentos, parámetros y disposiciones.
• Auditor interno: lee todo el sistema, incluido lo reservado, para auditar.

Sistema de Gestión → Documentos → Listado maestro. Cada documento y formato con su código, versión vigente, etiquetado, responsables, fechas de revisión, retención y disposición: las mismas columnas del listado de siempre, pero vivas. Los filtros muestran lo vigente, lo que espera aprobación, las revisiones vencidas y los documentos con hallazgos del saneamiento (lo que el diagnóstico encontró y debe corregirse antes de aprobar).

1. El dueño del proceso abre el documento y pulsa Nueva versión: adjunta el archivo, escribe el detalle del cambio y elige quién revisa.
2. Enviar a revisión: quien revisa recibe una actividad. Quien elabora no revisa lo suyo.
3. Quien revisa pulsa Marcar revisada (o Rechazar).
4. La Dirección pulsa Aprobar. Quien elaboró no aprueba lo suyo.
5. El Coordinador pulsa Publicar: la versión queda vigente, la anterior obsoleta y se abre la lectura obligatoria.

Cuando una versión se publica, las áreas que el listado dice «informar a» reciben una actividad de lectura. En Mis lecturas pendientes cada persona confirma la suya; el Coordinador ve quién falta.

Las políticas y acuerdos que se aceptan (por ejemplo el código de ética) guardan la versión aceptada, la huella de su texto, la hora, la IP y cómo había entrado la persona. Una aceptación no se modifica ni se borra.

Configuración → Parámetros del sistema. El sistema necesita valores que solo la organización decide: la meta de satisfacción, el plazo de respuesta a una queja, el monto que exige aprobación de gerencia, la frecuencia de reevaluación de proveedores… Cada uno trae un valor propuesto con su justificación, y la Dirección lo aprueba.

Todo formato de registro (una no conformidad, una queja, un acta, un reporte de servicio…) nace con la versión vigente de su formato y la guarda para siempre. Al cerrarse, queda en solo lectura y su PDF se archiva con una huella (SHA-256) que prueba que no cambió. Una corrección es un registro nuevo que referencia al anterior; la conversación y las actividades siguen abiertas.

Registros → Actas de reunión. Se elige el formato (reunión de calidad, comité de seguridad…), asistentes, temas y compromisos con responsable y fecha. Al cerrar, cada compromiso queda como actividad de su responsable.

Indicadores → Tablero. Cada indicador tiene su fórmula, su meta (un parámetro aprobado), su frecuencia y su responsable. Los que Odoo puede calcular con sus propios datos se miden solos; los demás se registran a mano. Una medición que no cumple abre una actividad de análisis para el responsable.

Cada mes Odoo propone un acta con los registros que ya cumplieron su tiempo de retención. La Dirección la aprueba y al ejecutarla los registros y sus archivos se borran de forma segura, con acta. Nada se dispone solo.

Los administradores pueden pedirle a su agente o a Airo que consulte el Sistema de Gestión en Odoo (por la puerta de la Malla, en solo lectura): documentos vencidos, lecturas pendientes, indicadores fuera de meta, evidencia para una auditoría o el borrador de una revisión por la dirección. El agente propone; las personas deciden.

• ¿Por qué no puedo imprimir un formato? Porque su documento no está vigente en el listado maestro: el Coordinador debe publicar su versión aprobada.
• ¿Por qué no puedo crear un registro? Por lo mismo: un formato se diligencia solo si está vigente.
• ¿Puedo editar un registro cerrado? No: cree uno nuevo que lo corrija. Sí puede comentar en su conversación.
• ¿Dónde está la copia impresa válida? En Odoo: la copia impresa no se controla.